VBM Consulting
 

Efektywność operacyjna

Strategia działów operacyjnych

Optymalizacja kosztów ogólnozakładowych

Nawet najlepszy plan strategiczny nie gwarantuje sukcesu. Znacznie istotniejszym bowiem elementem od planowania jest realizacja założonego planu. Aby osiągnąć sukces firma musi dysponować efektywnymi i optymalnymi zasobami. Jednym z elementów efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa jest poziom kosztów ogólnozakładowych. Im wyższe te koszty, tym niższa rentowność całej działalności. Z drugiej strony niemożliwa jest pełna redukcja tych kosztów, ponieważ firma nie może funkcjonować bez takich działów jak księgowość czy administracja. Kluczem do sukcesu jest optymalizacja kosztów ogólnozakładowych, która może przybrać wiele form. Jedne z nich to outsourcing oraz koncepcja shared services.

Strategic sourcing

Strategic sourcing polega na analizie opłacalności realizacji pewnych zadań własnymi siłami lub wydzielenia pewnych działań poza strukturę firmy. Szczególnym przypadkiem jest tzw. insourcing polegający na włączeniu do realizacji zadań dotychczas realizowanych poza firmą. Decyzje dotyczące pozostawienia danego procesu wewnątrz grupy, jego włączenia do realizacji z zewnątrz lub podzlecenia na zewnątrz (outsourcowania) podejmowane są na podstawie wyników ciągłego procesu benchmarkingu kosztów każdego procesu biznesowego (porównywanie efektywność ich realizacji za pomocą własnych lub zewnętrznych zasobów).

Podczas analizy procesów szczególną uwagę należ zwrócić na ich podział na dwie grupy:

  • Procesy krytyczne, które zawsze muszą być realizowane wewnątrz firmy. W przypadku niskiej efektywności ich realizacji podjęte powinny zostać jedynie kroki zmierzające do podniesienia ich efektywności (restrukturyzacja).
  • Procesy pomocnicze, które realizowanie wewnątrz firmy opłacalne jest tylko w przypadku, gdy wewnętrzny koszt ich realizacji jest niższy niż ich koszt rynkowy. W innym przypadku procesy te powinny zostać wydzielone na zewnątrz (outsourcing).

Shared services

Shared Services jest metodą optymalizacji struktury organizacyjnej, w szczególności w zakresie działów back-office. Shared Services jest specyficzną metodą zarządzania wybranymi funkcjami przedsiębiorstwa w taki sposób, aby zapewnić efektywną i wysokojakościową obsługę całej organizacji. Najczęściej koncepcja wiąże się z centralizacją zadań back-office w jednym centrum świadczącym usługi dla całej organizacji (ma to szczególne znaczenie np. w grupach kapitałowych oraz organizacjach rozległych, o wielu lokalizacjach). Istotą koncepcji jest traktowanie centrum Shared Services jako dostawcy określonych usług dla klientów wewnętrznych.

Najczęściej koncepcją Shared Services obejmuje się następujące dziedziny:

  • informatyka
  • księgowość
  • kadry-płace
  • administracja
  • obsługa prawna

Benchmarking i SLA

Zarówno w koncepcji Shared Services jak i outsourcingu szczególną rolę odgrywa mierzenie wyników oraz ich porównywanie z alternatywnymi koncepcjami (np. outsourcing czy realizacja zadań zewnętrz firmy). Pomocną techniką jest benchmarking. Pomiar realizowany jest z reguły w oparciu o wcześniej zaprojektowane kryteria, tzw. KPI (Key Performance Indicators).

Techniką pomocną w koncepcji Shared Services jest z kolei SLA (Service Level Agreement). SLA to rodzaj umowy określającej poziom świadczonych usług (dostępność, szybkość, jakość oraz inne atrybuty).

Efektywność zasobów profesjonalnych

Zarządzanie kosztami, w tym zwłaszcza kosztami personalnymi, wymaga odpowiednich metod i narzędzi ich pomiaru. Pomiar kosztów nie oznacza tylko prostej rejestracji w postaci podziału na rodzaje i ewentualnie na różne działy w hierarchicznie ułożonej strukturze organizacyjnej. Dzisiaj techniki zarządzania wymagają alokacji ponoszonych kosztów na zdefiniowane centra efektywności, co umożliwia pomiar ich rentowności.

W spółkach świadczących usługi profesjonalne o wysokiej wartości dodanej zasadniczym kosztem jest koszt zasobów ludzkich. Często jest to ponad 70% wszystkich kosztów spółki, a nie zawsze są one alokowane do poszczególnych centrów efektywności tylko wykazywane jako jeden duży „blok” kosztów albo rozrzucane tzw. kluczem-automatem (np. proporcjonalnie do sprzedaży). Taki system nie pozwala na poznanie rzeczywistej rentowności produktów ani efektywności zespołów ludzi.

Właściwym rozwiązaniem jest zastosowanie klucza rozrzucania kosztów według rzeczywistego zaangażowania czasu każdego konsultanta, a także całego zasobu pracowników w danym okresie na rzecz każdego z produktów lub procesów, czyli tzw. systemu „time sheet”, który w pełnej postaci nosi nazwę ABC czyli Activity Based Costing.


Oferta VBM Consulting obejmuje:

  • Wsparcie w zakresie opracowania koncepcji centrum Shared Services

Zobacz także: strategia działu finansowego